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5 coisas que você precisa saber antes de montar um evento

5 coisas que você precisa saber antes de montar um evento

O mercado de eventos no Brasil movimenta milhões de reais todos os anos, por conta da variedade de acontecimentos que temos em todas as regiões. Há vários eventos musicais, feiras de mercados enormes como beleza, decoração, games, móveis e logística, sem contar com as centenas de eventos oferecidos por empresas com vários propósitos diferentes.

Seja qual for o seu evento, grande ou pequeno, todos devem seguir um checklist básico para ter a estrutura necessária e atingir o objetivo desejado pela organização.

Orçamento vem primeiro

Ter um orçamento é o passo inicial para decidir todo o resto do evento. O valor disponível para a organização irá definir quantas pessoas serão convidadas, qual espaço será utilizado e quais fornecedores serão necessários para atender às expectativas.

O orçamento deve ser controlado o tempo todo durante o planejamento e organização do evento e ainda deve sobrar uma reserva caso haja algum imprevisto. Para gerenciar tudo isso o uso de uma planilha se torna indispensável. A pesquisa de preços e a negociação também podem ajudar a manter o controle sobre os gastos.

De olho no calendário

O caráter do seu evento também pode ter muito a ver com a data em que ele acontecerá. Há uma feira de casamentos muito famosa em São Paulo que acontece no mês de maio, por ser o mês das noivas. Eventos corporativos acontecem durante a semana, geralmente quando não há feriado. Pense no público do seu evento e no caráter para selecionar o local e a data em que ele acontecerá. Escolha também uma data que te dê um tempo hábil para a organização e divulgação do acontecimento.

Espaço para todos

Colocar 500 pessoas em um salão é tão inviável quanto convidar 100 para um evento em um pavilhão. Antes de escolher o espaço faça um levantamento de quantas pessoas irão comparecer no dia, seja pela venda de ingressos ou pelo número de convites distribuídos. Com uma expectativa desses números escolha o melhor espaço e certifique-se de que ele está de acordo com todas as medidas de segurança.

Outra dica que pode ser muito importante é o gerador. Alguns locais podem sofrer apagões por conta da sobrecarga de energia e para estes imprevistos é sempre bom ter um gerador para assegurar o funcionamento de todos os equipamentos.

Repassando a conta

Uma saída que muitos encontram na hora em que o “calo aperta” é buscar patrocínio, permutas ou apoio. Procure empresas que tenham interesse no público que você está atraindo e ofereça divulgação e troca de serviços. Muitos trabalham com estas técnicas e acabam conseguindo fazer um evento de sucesso que traz satisfação para os patrocinadores, público e para a organização.

Divulgue muito

A internet e as redes sociais são ferramentas maravilhosas para a divulgação do evento. Publique fotos de edições anteriores, cronograma do que vai acontecer, quem serão os convidados especiais e tudo o que puder para deixar o público com “água na boca”.

Aplique estes passos e adicione esforço e criatividade e com certeza seu evento será um sucesso.

 
 
 
 

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