Coisas para serem evitadas durante a produção de um congresso - GIGA
 
Home / Blog / Coisas para serem evitadas durante a produção de um congresso

Coisas para serem evitadas durante a produção de um congresso

Coisas para serem evitadas durante a produção de um congresso

Organizar um congresso é uma tarefa um tanto complexa, que se o produtor do evento não for uma pessoa organizada e compromissada, além de ter junto de si uma equipe alinhada, ele provavelmente terá pela frente muitos problemas. Afinal, eventos simultâneos e de naturezas diferentes acontecem ao mesmo tempo e muitas vezes no mesmo espaço. Então, o que fazer para que congresso aconteça com segurança e eficiência? Parando para pensar por apenas um minuto podemos escrever uma lista extensa de tudo o que pode dar errado, mas vamos ressaltar três grandes erros que devem ser evitados:

Falta de planejamento

Não há problema mais grave do que este, porque é impossível ter um evento tranquilo se ele não for cuidadosamente planejado. Muitas vezes temos a cultura de acreditar que na hora “tudo vai dar certo”, o que é um erro grosseiro, além de não profissional. Realizar um evento desta magnitude requer primeiramente tempo, para pesquisar, analisar, organizar e juntar ideias. Aqui é que se define os objetivos, o público-alvo, o tamanho do evento, as contratações de equipe, equipamentos e todos aqueles parceiros necessários para que o congresso possa ser realizado.

Deste modo evite deixar tudo para cima da hora, não só porque pode levar ao desespero, mas também porque os custos de contratação podem ser elevados. Imprevistos sempre acontecem, uma vez que todos os objetivos de um evento envolvem pessoas, a questão é como se reage a eles. Por isso, o Plano A e o B são se preparar com antecedência para resolvê-los, assim o evento não fica comprometido.

Problemas com divulgação

O sucesso de seu evento passa obrigatoriamente por uma excelente estratégia de divulgação. Como ele é feito para as pessoas, se elas não souberem ou tiverem conhecimento insuficiente sobre o tema, programação e todos os outras informações, simplesmente elas não irão e o evento será um fracasso. Observando sempre o público-alvo, é importante definir as mídias que melhor se comunicam com eles, bem como peças publicitárias que mais sejam atraentes a eles.

Evite o amadorismo neste ponto do projeto. Leia, pesquise, busque informações, visite outros eventos, estude modelos que deram certo. E no fim, em todo o caso, é sempre aconselhável que se contrate uma empresa especializada para gerir a divulgação do seu congresso. Apresente o máximo de informações, seja claro e objetivo sempre.

Não se relacionar bem com o público

A metodologia que comumente são aplicadas nos congressos atuais propõe que os realizadores sejam próximos do público, e isso vai passar por um bom planejamento e uma divulgação com retorno acessível. O aperfeiçoamento vem quando o produtor do evento abre para que os participantes analisem através de opiniões, reclamações, elogios e comentários tudo o que aconteceu, tudo o que estava na programação. Levar em conta a visão de quem esteve externo e foi alvo de todas as atividades promovidas é relevante para o planejamento de próximos congressos.

Lembre-se que você sempre pode contar com a Giga na hora de alugar os equipamentos para o seu evento. Fale conosco!

 
 

ENTRE EM CONTATO COM A GIGA