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Qualidade importa sim e muito. Saiba por que é tão importante escolher equipamentos de qualidade para o seu evento

Qualidade importa sim e muito. Saiba por que é tão importante escolher equipamentos de qualidade para o seu evento

Por que é importante escolher equipamentos de qualidade para seu evento

Espaço lotado, diretoria, funcionários, empresas parceiras. O serviço de buffet é interrompido para que todos possam prestar atenção ao chamado do apresentador que convida o presidente da empresa para anunciar os resultados do ano. Ele sobe até o palco e quando toca no controle de projeção de tela…o equipamento não responde, o microfone falha e o momento de comemoração se transforma em tensão.

Esse é com certeza um pesadelo que já deve ter passado pela cabeça de quem faz parte da organização de eventos.

Para não viver na realidade esse filme, é importante conhecer os tipos de equipamentos necessários para se fazer um Congresso, uma feira, uma conferência ou mesmo encontros de portes menores. Isso ajuda a encontrar as melhores soluções e a fazer com que o evento aconteça sem problemas.

Em primeiro lugar é preciso definir o objetivo e orçamento do encontro. A partir daí, ficará mais fácil para planejar o formato que terá, a quantidade de pessoas, o local em que será realizado e até mesmo para nomeá-lo.

De uma maneira resumida e bastante prática, costuma-se classificar como congresso um encontro entre especialistas para apresentação de pesquisas na área. Nas conferências, a reunião tem a proposta de levantar soluções aos temas apresentados.

Se há participação prática do público, trata-se de um workshop. No caso hipotético mostrado, é um evento corporativo feito para celebrar resultados, então seria uma comemoração empresarial. Há outros formatos, estes são os mais comuns.

O poder da customização

Com as informações em mãos, o próximo passo é verificar um local que atenda adequadamente o público, seja pela estrutura, facilidade de acesso, espaço disponível, enfim, que atenda aos requisitos necessários.

Neste momento do planejamento é quando se inicia a contratação dos fornecedores que irão cuidar dos equipamentos.

Para um evento no qual acontecerão apresentações projetadas em telão, é recomendável ter um mídia desk à disposição.

Neste computador, o autor de cada apresentação irá salvá-la para antecipar-se a eventualidades. Para isso, o ideal é escolher um micro que tenha suporte suficiente de memória comparada a quantidade de dados que deverá guardar seguramente.

Basta escolher uma máquina com memória RAM a partir de 4 gigabytes. Quanto maior, mais rapidez para acessar dados salvos. Ao contratar o fornecedor tem que se certificar que o equipamento que será locado para o evento tem a quantidade de memória RAM suficiente e para esta informação, nada melhor do que consultar o técnico da empresa a ser contratada.

O mesmo raciocínio é válido para a contratação da internet. A velocidade da conexão para baixar arquivos, ou seja, fazer downloads é medida em megabits por segundo, Mbps. Assim, procure disponibilizar um servidor que suporte uma velocidade considerada rápida, normalmente com mais de 10 Mb.

Esses dois fatores, irão influenciar na escolha do sistema de credenciamento que poderá ser online e ter terminais de acesso em funcionamento simultâneo, eliminando as filas em eventos de grande porte.

Em alto e bom som

De acordo com o tamanho do espaço, os técnicos irão sugerir a potência adequada das caixas de som e o tamanho da tela de projeção.

É importante ainda verificar a necessidade de contratação dos serviços de tradução simultânea, checar se serão necessários o uso de mais de um microfone ao mesmo tempo e não esquecer de realizar testes prévios no próprio local de apresentação.

Com estes cuidados básicos o evento vai pelo caminho certo de impressionar positivamente o público.

 
 

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