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Como organizar um congresso científico de qualidade?

Como organizar um congresso científico de qualidade?

Cinco passos para realizar o melhor evento científico.

Dos palestrantes ao público: saiba o que os eventos científicos demandam.
Os congressos científicos estão entre as categorias de eventos que mais precisam de atenção e expertise do organizador. Isto porque, nesses espaços, são divulgados trabalhos, artigos, pesquisas, descobertas e uma infinidade de materiais de relevância tanto para a comunidade científica quanto para a sociedade.
Mas, para quem deseja organizar este tipo de congresso de maneira eficaz e com qualidade é preciso ficar atento a algumas características próprias de colóquios, simpósios e afins. Desta forma, a Giga traz para você como organizar um congresso científico de qualidade. Confira.

1. Defina os palestrantes
O primeiro passo é chamar referências e autoridades científicas sobre o assunto que o congresso se propõe. Antes mesmo da locação de espaço e aluguel, você precisa ter uma grade definida com o número de pessoas que se apresentarão e quais tem prioridade no discurso. A dica é abrir com acadêmicos que desenvolvem projetos para, em seguida, apresentar os especialistas no assunto.

2. Defina local e equipamentos
Congressos científicos, em grande parte, necessitam de recursos audiovisuais para apresentar os conteúdos dos palestrantes. Desta forma, encontre um local ideal que abrigue o público estimado (sempre considerando um número maior de cadeiras que a estimativa de espectadores) e que conte com infraestrutura para os cientistas e pesquisadores apresentarem seus trabalhos.
Muitas universidades, faculdades e instituições de pesquisa disponibilizam seus espaços, até de forma gratuita, com a contrapartida de capacitação, formação e certificação do evento. Aqui, vale lembrar do primeiro tópico: conhecer os palestrantes antes e locar os recursos que eles precisam, que podem ir além do audiovisual – um exemplo claro são os congressos científicos da área de TI que precisam de um espaço para exposição dos equipamentos físicos.

3. Tenha identidade visual
Aqui abraçamos duas características que convergem em um ponto: a identidade visual e a divulgação do seu evento. O primeiro inexiste sem o segundo, por isso é preciso trabalhar com um design próprio para divulgar o seu congresso científico. Aposte menos em detalhes e destaque mais os principais atores do evento – pesquisadores, cientistas e acadêmicos.
Utilizar as redes sociais, mas não deixar de espalhar mídias físicas, como banners e panfletos, nos locais do seu público alvo (universidades, centros de pesquisa, bibliotecas, entre outros), tornará o processo mais dinâmico e agregará mais público. Aqui, o menos é mais: poucas cores e elementos gráficos, destacando o conteúdo do congresso.

4. Questões financeiras
Sabemos que alugar um local, equipamentos, contratar palestrante e divulgar o congresso não sai de graça. Desta forma, entra a expertise do organizador: conseguir parceiros no campo científico não é difícil e, assim, pode-se reduzir os gastos operacionais com o congresso. Crie um teto de despesas e não passe disso. Negocie com locais públicos, como universidades, e busque uma arrecadação (se necessário), pelas inscrições dos espectadores – gerando uma contrapartida a eles, como a certificação de participação no evento.

5. Procure ajuda especializada
O congresso científico tem suas características próprias, mas não deixa de ser um evento muito próximo aos demais. Desta forma, encontrar empresas que já trabalham neste setor e que possam contribuir para que você se preocupe apenas com a parte técnica e referencial pode elevar a qualidade do seu congresso científico. E em muitos casos, o custo de contratação das empresas é menor (e demanda menos tempo) que fazer tudo de maneira autônoma.

No blog da Giga você encontra outros artigos para realizar seu evento – seja científico ou de outro gênero – com dicas para se destacar na promoção de congressos.

 
 

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